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公司现金发放工资怎么做账

吴亮律师2025-10-13慈溪市刑事律师

公司现金发放工资的做账需严格遵循会计准则和税法规定,确保账务处理合法合规。以下从不同情况为你详细说明:如果公司采用现金发放工资,需通过“应付职工薪酬”科目核算,并完整记录发放明细。1. 若存在计提工资环节:每月月末,公司应根据员工的出勤情况、工资标准等,计算出应付给员工的工资总额,借记“管理费用”“销售费用”“生产成本”等相关成本费用科目,贷记“应付职工薪酬——工资”科目。2. 若存在实际发放工资环节:发放现金时,公司需编制工资发放表,由员工签字确认。此时,借记“应付职工薪酬——工资”科目,贷记“库存现金”科目。3. 若存在代扣代缴款项(如个人所得税、社保公积金个人部分等):在发放工资时,应将代扣的款项从工资总额中扣除,借记“应付职工薪酬——工资”科目,贷记“应交税费——应交个人所得税”“其他应付款——社保公积金(个人部分)”等科目。之后缴纳代扣款项时,再借记相应的负债科目,贷记“库存现金”或“银行存款”科目。
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针对公司现金发放工资怎么做账的问题,其直接回复的法律依据主要来源于《企业会计准则第9号——职工薪酬》及相关税法规定。《企业会计准则第9号——职工薪酬》第二条明确规定,职工薪酬是指企业为获得职工提供的服务或解除劳动关系而给予的各种形式的报酬或补偿,包括短期薪酬、离职后福利、辞退福利和其他长期职工福利。公司现金发放的工资属于短期薪酬范畴,应按照该准则进行确认、计量和报告。准则第六条指出,企业发生的职工薪酬,应当在职工为其提供服务的会计期间,将实际发生的短期薪酬确认为负债,并计入当期损益,其他会计准则要求或允许计入资产成本的除外。对于现金发放工资而言,公司在计提时将工资费用计入相关成本费用科目,同时确认“应付职工薪酬”负债,符合准则中关于职工薪酬确认的规定。在实际发放时,减少“库存现金”并冲减“应付职工薪酬”负债,也遵循了会计准则中对货币性职工薪酬支付的账务处理要求。此外,《中华人民共和国税收征收管理法》第十九条规定,纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿,根据合法、有效凭证记账,进行核算。公司现金发放工资必须如实记账,确保相关凭证的合法有效,这是税法对账务处理的基本要求。因此,公司现金发放工资的做账流程完全符合上述法律法规的规定,是合法合规的账务处理方式。
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为帮助公司规范现金发放工资的做账流程,以下提供几点实用的行动建议:1. 建立完善的工资核算制度:明确工资计算的依据、标准和流程,包括员工考勤记录的收集与审核、工资标准的确认等,确保工资数据的准确性,为后续做账提供可靠依据。2. 规范工资发放表的编制与审核:工资发放表应包含员工姓名、工号、应付工资、代扣款项、实发金额等详细信息,编制完成后需经过财务部门和相关负责人的审核,审核无误后由员工签字确认,作为做账的原始凭证。3. 及时进行账务处理:在每月月末按时计提工资,根据工资发放表在实际发放现金时及时登记相关会计科目,做到账实相符、账证相符,避免账务处理延迟导致的账目混乱。4. 妥善保管相关凭证:将员工签字确认的工资发放表、现金支出凭证等原始凭证进行整理、装订,并按照会计档案管理的要求进行保管,以备税务检查和内部审计。选择解决方案时,应重点考虑账务处理的合规性、数据的准确性以及操作的便捷性。如果你在实际操作中遇到复杂情况,建议进一步向专业律师咨询,以确保公司账务处理完全符合法律规定。
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公司现金发放工资做账可能会面临以下法律风险点,通过实例帮助你理解:1. 税务稽查风险:如果公司现金发放工资未如实申报个人所得税,或者在账务处理中隐瞒部分工资收入,可能会面临税务稽查。例如,某公司为了少缴税款,在现金发放工资时,将部分工资以“补贴”“奖金”等名义单独发放,且未计入工资总额申报个人所得税,税务机关在稽查时发现该情况,对公司处以罚款并追缴滞纳金。2. 劳动纠纷风险:若公司现金发放工资的账务记录不完整,无法提供员工签字确认的工资发放表等凭证,员工可能会主张公司未足额发放工资。比如,员工王某认为公司某月少发了工资,但公司无法提供王某签字的工资发放表,也没有其他有效证据证明已足额发放,最终在劳动仲裁中公司败诉,需向王某补发工资并承担相应的赔偿责任。

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